Bạn bè rủ rê mua bảo hiểm, nghe thì thân quen, dễ gần, nhưng nhiều khi bạn vẫn cảm thấy lấn cấn vì chưa hiểu rõ sản phẩm, quyền lợi, chi phí hay rủi ro. Bị áp lực “mua ngay kẻo lỡ ưu đãi” hay “tham gia để ủng hộ mình” rất thường gặp, đặc biệt khi người rủ là người thân hay đồng nghiệp. Trong tình huống ấy, xử lý sao để vừa lịch sự, vừa bảo vệ quyền lợi của bản thân?

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước, từ cách đặt câu hỏi, yêu cầu giấy tờ cần xem, đến kịch bản từ chối khéo và kèm ví dụ minh họa để bạn dễ áp dụng ngay.

1. Tư vấn và khai thác bảo hiểm

Đây là bước đầu tiên, nơi nhân viên bảo hiểm tư vấn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

✅️ Hoạt động chính:

🔹 Tìm kiếm, tiếp cận và hẹn lịch với khách hàng

🔹 Khơi gợi nhu cầu bảo hiểm

🔹 Phân tích nhu cầu (tài chính, rủi ro, khả năng chi trả).

🔹 Giới thiệu các gói bảo hiểm (nhân thọ, phi nhân thọ, sức khỏe,…).

🔹 Giải thích bảng minh hoạ, điều khoản, quyền lợi và phí bảo hiểm.

📍 Lưu ý: Tư vấn viên phải trung thực, nêu rõ điều khoản loại trừ, thời gian chờ,…

📌 Ví dụ: Một người muốn mua bảo hiểm sức khỏe, nhân viên sẽ hỏi về tiền sử bệnh lý, thu nhập để đề xuất gói phù hợp.

2. Yêu cầu bảo hiểm và thẩm định

Công ty bảo hiểm sẽ kiểm tra thông tin khách hàng để quyết định chấp nhận hay từ chối bảo hiểm.

📍 Lưu ý: Thông tin khai thiếu, khai sai có thể dẫn tới từ chối bồi thường sau này, vì vậy hãy luôn khai báo trung thực vì nó rất quan trọng.

✅️ Hoạt động chính:

🔹 Thu thập thông tin (tuổi, nghề nghiệp, sức khỏe, lịch sử bồi thường…).

🔹 Xem xét hồ sơ khai báo và tài liệu kèm theo.

🔹 Yêu cầu xét nghiệm y tế, giám định (nếu cần) hoặc báo cáo lái xe.

🔹 Áp dụng bảng tỷ lệ, phân loại rủi ro, có thể đề xuất loại trừ hoặc tăng phí.

🔹 Điều chỉnh phí hoặc loại trừ một số điều kiện (nếu có).

📌 Ví dụ: Một người hút thuốc mua bảo hiểm nhân thọ có thể bị tính phí cao hơn so với người không hút thuốc.

3. Ký kết và phát hành hợp đồng

Nếu hồ sơ được chấp thuận, công ty sẽ cấp một đơn bảo hiểm. Khách hàng và công ty sẽ ký kết hợp đồng, chính thức xác lập quyền và nghĩa vụ của cả hai bên. Sau khi thống nhất, khách hàng ký hợp đồng và đóng phí theo định kỳ.

📍 Lưu ý quan trọng:

✅️ Thời gian chờ áp dụng với một số quyền lợi, ví dụ thai sản có thời gian chờ là 270 ngày, bệnh thông thường có thời gian chờ 90 ngày.

✅️ Thời gian cân nhắc: Đối với các hợp đồng bảo hiểm có thời hạn trên 01 năm, trong thời hạn 21 ngày kể từ ngày nhận được hợp đồng bảo hiểm, bên mua bảo hiểm có quyền từ chối tiếp tục tham gia bảo hiểm.

📌 Ví dụ: Sau khi thống nhất các điều khoản, anh X ký vào hợp đồng và nộp phí bảo hiểm lần đầu tiên. Hợp đồng chính thức có hiệu lực, anh X bắt đầu được bảo vệ.

4. Quản lý hợp đồng và Dịch vụ khách hàng

Sau khi hợp đồng có hiệu lực, công ty bảo hiểm sẽ tiếp tục quản lý hợp đồng trong suốt thời gian hiệu lực.

✅️ Thu phí bảo hiểm: Khách hàng có trách nhiệm đóng phí bảo hiểm đúng hạn theo định kỳ (tháng, quý, năm). Công ty bảo hiểm sẽ có các bộ phận chuyên trách để nhắc nhở và quản lý việc này.

✅️ Thay đổi hợp đồng: Trong thời gian hợp đồng có hiệu lực, khách hàng có thể có nhu cầu thay đổi một số thông tin (ví dụ: địa chỉ, người thụ hưởng, tăng hoặc giảm số tiền bảo hiểm). Công ty bảo hiểm sẽ tiếp nhận và xử lý các yêu cầu này.

Ví dụ: Vài năm sau, anh X kết hôn và muốn thêm vợ mình vào danh sách người thụ hưởng. Anh sẽ nộp đơn yêu cầu thay đổi và công ty bảo hiểm sẽ xử lý yêu cầu này.

5. Giám định và bồi thường bảo hiểm

Đây là giai đoạn quan trọng nhất, nơi lời hứa của bảo hiểm được thực hiện. Khi xảy ra rủi ro (tai nạn, bệnh tật, thiệt hại tài sản), khách hàng cần thông báo ngay cho công ty bảo hiểm.

Quy trình giải quyết bồi thường của công ty bảo hiểm:

➡️ Bước 1: Khi sự kiện bảo hiểm xảy ra (ví dụ: bị bệnh, tai nạn, tài sản bị hư hỏng), khách hàng hoặc người thụ hưởng thông báo sự kiện bảo hiểm cho công ty bảo hiểm.

➡️ Bước 2: Khách hàng hoặc người thụ hưởng sẽ nộp hồ sơ yêu cầu bồi thường cho công ty bảo hiểm, ví dụ như giấy tờ tùy thân, biên bản tai nạn, hồ sơ bệnh án, hóa đơn viện phí, giấy chứng tử,…

➡️ Bước 3: Công ty kiểm tra, giám định tổn thất, thẩm định hồ sơ và tính hợp lệ của yêu cầu. Công ty bảo hiểm sẽ cử giám định viên đến để xác minh mức độ tổn thất, nguyên nhân và các chi phí liên quan.

➡️ Bước 4: Đánh giá quyền lợi: chi trả hoặc từ chối (nếu vi phạm điều khoản).

➡️ Bước 5: Thanh toán bồi thường: Sau khi giám định và xác nhận các thông tin là chính xác, công ty bảo hiểm sẽ tiến hành chi trả số tiền bồi thường cho khách hàng hoặc người thụ hưởng theo đúng các điều khoản trong hợp đồng.

➡️ Bước 6: Công ty bảo hiểm ghi nhận trường hợp, lưu hồ sơ, rút kinh nghiệm để điều chỉnh chính sách dự phòng nếu cần.

📌 Ví dụ: Anh X không may bị tai nạn giao thông và phải nhập viện. Sau khi anh nộp hồ sơ, công ty bảo hiểm sẽ cử giám định viên đến bệnh viện để xác minh các chi phí điều trị, thuốc men và tổn thương thực tế của anh. Dựa trên các hóa đơn, chứng từ y tế và kết quả giám định, công ty bảo hiểm sẽ chuyển khoản số tiền viện phí và các chi phí liên quan trực tiếp vào tài khoản của anh A, giúp anh trang trải gánh nặng tài chính.

6. Gia hạn hợp đồng, chấm dứt và khiếu nại

📌 Gia hạn: Công ty gửi thông báo gia hạn, kiểm tra điều kiện đóng phí.

📌 Chấm dứt: Do không đóng phí, giả mạo thông tin, hoặc theo thoả thuận hai bên.

📌 Khiếu nại: Khách hàng có quyền khiếu nại khi cảm thấy xử lý không thỏa đáng và cần quy trình giải quyết khiếu nại độc lập, minh bạch.

7. Quy định pháp lý, đạo đức nghề nghiệp và bảo mật thông tin

✅️ Quy định pháp lý: Tuân thủ Luật Kinh doanh Bảo hiểm, quy định Bộ Tài chính/Bộ Y tế, các chuẩn mực báo cáo.

✅️ Đạo đức nghề nghiệp: Trung thực trong tư vấn, không ép mua, tôn trọng bí mật y tế.

✅️ Bảo mật: Dữ liệu y tế và tài chính là nhạy cảm, cần quy trình bảo vệ (mã hoá, phân quyền truy cập).

8. Những điều cần lưu ý

Người mua bảo hiểm nên nhớ:

✅ Đọc kỹ quyền lợi, nghĩa vụ và điều khoản loại trừ trước khi ký.

✅ Khai báo trung thực lịch sử bệnh và rủi ro.

✅ Giữ hóa đơn, giấy ra viện, biên bản nếu cần yêu cầu bồi thường.

✅ Nắm rõ thời gian chờ với một số quyền lợi như thai sản, bệnh mãn tính.

✅ Lưu lại số hợp đồng, kênh liên hệ công ty để báo ngay khi có sự kiện.

Nhân viên tư vấn, Đại lý bảo hiểm cần nhớ:

✅ Ghi nhận đầy đủ, chính xác thông tin khách hàng.

✅ Giải thích minh bạch quyền lợi & loại trừ.

✅ Hướng dẫn khách hàng thủ tục bồi thường chi tiết.

✅ Cập nhật hồ sơ lên hệ thống kịp thời.

✅ Phối hợp với bộ phận pháp chế nếu hồ sơ có nghi vấn.

Quy trình nghiệp vụ bảo hiểm là một vòng tròn an toàn

Quy trình nghiệp vụ bảo hiểm không phải là một chuỗi rập khuôn mà là một hệ thống liên kết giữa con người, dữ liệu, quy tắc pháp lý và đạo đức. Khi hiểu rõ từng bước, tài liệu cần chuẩn bị và khai báo trung thực sẽ giúp cả khách hàng và đơn vị bảo hiểm vận hành mượt mà, giảm tranh chấp và đảm bảo quyền lợi thực tế khi rủi ro xảy ra.

Hơn nữa, hiểu rõ quy trình nghiệp vụ bảo hiểm giúp khách hàng chủ động hơn khi tham gia và yêu cầu bồi thường khi sự kiện bảo hiểm xảy ra. Mỗi bước từ tư vấn, ký hợp đồng đến giải quyết khiếu nại đều quan trọng, đòi hỏi sự minh bạch từ cả công ty bảo hiểm và khách hàng. Nếu nắm vững kiến thức này, bạn sẽ tối ưu hóa quyền lợi và tránh những rủi ro không đáng có.