Trong thời đại kỹ thuật số, dữ liệu cá nhân (DLCN) là một tài sản vô giá, đặc biệt là trong ngành bảo hiểm. Để tư vấn và ký kết hợp đồng, bạn cần thu thập nhiều thông tin nhạy cảm của khách hàng như tên, địa chỉ, tình trạng sức khỏe, và lịch sử y tế. Tuy nhiên, việc thu thập, lưu trữ và xử lý những thông tin này phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc pháp lý. Việc vi phạm có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng, từ mất lòng tin khách hàng đến các án phạt khổng lồ. Việc tuân thủ các quy định như PDPA (Luật Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân của Singapore) và GDPR (Quy định chung về bảo vệ dữ liệu của Liên minh châu Âu) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là cách bạn thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo dựng lòng tin bền vững với khách hàng.

Bài blog này sẽ phân tích chi tiết các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân, từ việc thu thập đến việc sử dụng, giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của việc tuân thủ và xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy.

1. Nguyên tắc thỏa thuận: “Được đồng ý, mới được dùng”

Nguyên tắc cốt lõi của PDPA và GDPR là sự đồng ý của chủ sở hữu dữ liệu. Bạn không thể thu thập, sử dụng hay tiết lộ DLCN mà không có sự đồng ý rõ ràng và tự nguyện của họ.

Sự đồng ý rõ ràng: Sự đồng ý phải được thể hiện bằng hành động rõ ràng, ví dụ như khách hàng ký vào một tờ đơn hoặc nhấp vào một ô xác nhận trên trang web. Sự im lặng hay không phản hồi không được coi là sự đồng ý.

Ví dụ: “Khi bạn yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin sức khỏe, hãy nói rõ: ‘Để có thể tư vấn gói bảo hiểm phù hợp, em cần anh/chị cung cấp thông tin về tình trạng sức khỏe. Anh/chị có đồng ý không ạ?'”

Mục đích rõ ràng: Khi yêu cầu sự đồng ý, bạn phải nêu rõ mục đích của việc thu thập DLCN. Bạn không thể sử dụng DLCN cho một mục đích khác mà không có sự đồng ý mới.

Ví dụ: “Nếu bạn thu thập thông tin để tư vấn bảo hiểm, bạn không thể sử dụng thông tin đó để gửi email quảng cáo về một sản phẩm khác mà không được sự đồng ý của họ.”

2. Nguyên tắc mục đích: “Chỉ dùng cho mục đích đã nêu”

Nguyên tắc này nêu rõ rằng bạn chỉ có thể sử dụng DLCN cho mục đích đã nêu ra ban đầu.

Sử dụng hạn chế: Bạn không được sử dụng DLCN cho các mục đích không liên quan đến mục đích ban đầu mà bạn đã thông báo cho khách hàng.

Ví dụ: “Nếu khách hàng cung cấp thông tin sức khỏe để mua bảo hiểm, bạn không thể bán thông tin đó cho một công ty dược phẩm.”

Lưu trữ hạn chế: Bạn chỉ được lưu trữ DLCN trong khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành mục đích đã nêu. Sau đó, bạn phải xóa hoặc ẩn danh DLCN đó.

Ví dụ: “Khi hợp đồng của khách hàng hết hạn và họ không muốn gia hạn, bạn phải xóa hoặc ẩn danh thông tin của họ sau một khoảng thời gian hợp lý.”

3. Nguyên tắc bảo mật: “Giữ kín như bưng”

Bảo mật là một trong những nguyên tắc quan trọng nhất. Bạn phải thực hiện các biện pháp hợp lý để bảo vệ DLCN khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, thay đổi hoặc phá hủy bất hợp pháp.

Bảo mật kỹ thuật: Sử dụng các công nghệ bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và tường lửa.

Ví dụ: “Hãy sử dụng một hệ thống lưu trữ dữ liệu an toàn và có mật khẩu mạnh. Đừng lưu trữ DLCN của khách hàng trên máy tính cá nhân hoặc điện thoại.”

Bảo mật vật lý: Bảo vệ các tài liệu giấy tờ của khách hàng.

Ví dụ: “Khóa các tài liệu giấy tờ của khách hàng trong một tủ an toàn. Đừng để các tài liệu này trên bàn làm việc.”

Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy định bảo vệ DLCN và cách xử lý các thông tin nhạy cảm.

4. Nguyên tắc tiếp cận và hiệu chỉnh: “Khách hàng có quyền”

Khách hàng có quyền truy cập vào DLCN của họ, hiệu chỉnh các thông tin sai lệch và yêu cầu xóa thông tin của họ.

Quyền truy cập: Khách hàng có quyền yêu cầu xem các DLCN mà bạn đã thu thập về họ.

Quyền hiệu chỉnh: Khách hàng có quyền yêu cầu bạn hiệu chỉnh các thông tin sai lệch.

Quyền xóa thông tin: Khách hàng có quyền yêu cầu bạn xóa thông tin của họ.

5. Nguyên tắc trách nhiệm giải trình: “Làm, và chứng minh đã làm”

Trách nhiệm giải trình là một trong những nguyên tắc cốt lõi của GDPR. Nó đòi hỏi các tổ chức phải chịu trách nhiệm về việc tuân thủ các quy tắc bảo vệ dữ liệu và có khả năng chứng minh điều đó.

Bạn không chỉ cần tuân thủ các quy định mà còn phải có khả năng chứng minh rằng bạn đã tuân thủ. Điều này có nghĩa là bạn phải lưu giữ các hồ sơ, tài liệu và các bằng chứng khác liên quan đến việc xử lý dữ liệu.

Ví dụ: “Bạn cần có một quy trình rõ ràng về việc thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu. Bạn cũng cần có các bản ghi về việc bạn đã nhận được sự đồng ý của khách hàng.”

Đào tạo nhân viên: Đào tạo nhân viên về các quy định bảo vệ dữ liệu và cách xử lý các thông tin nhạy cảm. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu và tuân thủ các quy tắc.

Bảo mật dữ liệu – lá chắn vô hình nhưng vô cùng quan trọng

Tuân thủ các nguyên tắc bảo vệ dữ liệu cá nhân không phải là một gánh nặng, mà là một cơ hội để bạn xây dựng lòng tin và tạo ra một sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh. Bằng cách có sự đồng ý của khách hàng, sử dụng dữ liệu cho mục đích rõ ràng, bảo mật thông tin và tôn trọng quyền của khách hàng, bạn sẽ không chỉ làm việc hiệu quả mà còn xây dựng một sự nghiệp vững chắc và bền vững. Việc bảo vệ DLCN là một tấm lá chắn vô hình, bảo vệ cả bạn và khách hàng.