Trong thời đại số, gọi video đã trở thành một công cụ không thể thiếu trong ngành bảo hiểm. Nó không chỉ giúp bạn kết nối với khách hàng ở bất kỳ đâu, mà còn tạo ra một trải nghiệm tư vấn trực quan và cá nhân hóa hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng công cụ này một cách hiệu quả không chỉ đơn giản là bật camera và nói chuyện. Nó đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng đặc biệt để thu hút sự chú ý, xây dựng lòng tin và cuối cùng là chốt hợp đồng.

Bài blog này sẽ phân tích chi tiết các kỹ năng cần thiết để bạn sử dụng công cụ gọi video một cách chuyên nghiệp, từ việc chuẩn bị đến việc tương tác và theo dõi, giúp bạn không chỉ làm việc hiệu quả mà còn tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.

1. Chuẩn bị trước cuộc gọi: “Chuyên nghiệp từ cái nhìn đầu tiên”

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng là chìa khóa để bạn tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng.

✅ Kiểm tra kỹ thuật: Đảm bảo rằng camera, micro và kết nối internet của bạn hoạt động tốt.

📌 Ví dụ: “Hãy gọi một cuộc gọi thử với bạn bè hoặc đồng nghiệp trước khi gọi cho khách hàng.”

✅ Sắp xếp không gian làm việc: Chọn một không gian yên tĩnh, gọn gàng và có ánh sáng tốt.

📌 Ví dụ: “Hãy ngồi đối diện với cửa sổ để có ánh sáng tự nhiên, hoặc sử dụng một đèn bàn để chiếu sáng.”

✅ Trang phục chuyên nghiệp: Trang phục chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ra một ấn tượng tốt với khách hàng.

📌 Ví dụ: “Hãy mặc một bộ đồ công sở hoặc một chiếc áo sơ mi lịch sự.”

2. Tương tác trong cuộc gọi: “Giao tiếp hiệu quả qua màn hình”

Tương tác trong cuộc gọi video đòi hỏi bạn phải có những kỹ năng đặc biệt để thu hút sự chú ý của khách hàng.

✅ Ánh mắt và nụ cười: Hãy nhìn thẳng vào camera để tạo ra sự kết nối với khách hàng. Một nụ cười thân thiện sẽ giúp bạn tạo ra một không khí thoải mái.

✅ Ngôn ngữ cơ thể: Sử dụng ngôn ngữ cơ thể để thể hiện sự tự tin và chuyên nghiệp.

📌 Ví dụ: “Hãy ngồi thẳng lưng, gật đầu để thể hiện sự đồng tình và sử dụng tay để diễn tả.”

✅ Tương tác trực quan: Sử dụng các công cụ tương tác trực quan như chia sẻ màn hình, trình chiếu slide hoặc viết trên bảng trắng ảo để làm cho cuộc trò chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

📌 Ví dụ: “Hãy chia sẻ màn hình để khách hàng có thể thấy các thông tin về sản phẩm hoặc sử dụng một bảng trắng ảo để vẽ ra các sơ đồ.”

✅ Tạo sự tương tác: Đặt các câu hỏi mở và khuyến khích khách hàng tham gia vào cuộc trò chuyện.

📌 Ví dụ: “Hãy hỏi họ: ‘Anh/chị nghĩ gì về điều này?’ “

3. Xử lý các tình huống khó khăn: “Bình tĩnh và chuyên nghiệp”

Trong cuộc gọi video, bạn có thể gặp phải các tình huống khó khăn, ví dụ như kết nối internet bị gián đoạn hoặc khách hàng bị phân tâm.

✅ Khi kết nối internet bị gián đoạn: Giữ bình tĩnh và thông báo cho khách hàng. Sau đó, đề xuất một giải pháp, ví dụ như chuyển sang gọi điện thoại.

📌 Ví dụ: “Em xin lỗi vì kết nối internet của em không ổn định. Chúng ta có thể chuyển sang gọi điện thoại được không ạ?”

✅ Khi khách hàng bị phân tâm: Lịch sự nhắc nhở khách hàng về mục đích của cuộc gọi.

📌 Ví dụ: “Em hiểu rằng anh/chị đang bận. Chúng ta có thể tiếp tục sau khi anh/chị đã giải quyết xong công việc không ạ?”

4. Sử dụng ngôn ngữ hình ảnh và biểu đồ

Não bộ của con người xử lý thông tin trực quan nhanh hơn nhiều so với văn bản. Việc sử dụng ngôn ngữ hình ảnh và biểu đồ sẽ giúp khách hàng hiểu rõ hơn về các khái niệm phức tạp.

✅ Sử dụng biểu đồ và đồ thị: Sử dụng biểu đồ và đồ thị để trình bày các dữ liệu tài chính hoặc các thông tin phức tạp một cách trực quan.

📌 Ví dụ: “Sử dụng một biểu đồ để so sánh lợi nhuận của các sản phẩm bảo hiểm đầu tư khác nhau.”

✅ Sử dụng hình ảnh và video: Sử dụng hình ảnh và video để minh họa các khái niệm phức tạp.

📌 Ví dụ: “Sử dụng một video ngắn để giải thích về các quyền lợi của một sản phẩm bảo hiểm y tế.”

✅ Sử dụng các công cụ vẽ trực tuyến: Sử dụng các công cụ vẽ trực tuyến như Microsoft Whiteboard hoặc Google Jamboard để vẽ các sơ đồ hoặc biểu đồ trong suốt cuộc trò chuyện.

📌 Ví dụ: “Vẽ một sơ đồ để giải thích về các giai đoạn của một kế hoạch tài chính.”

5. Theo dõi sau cuộc gọi: “Chăm sóc hậu mãi”

Việc tư vấn không kết thúc sau khi cuộc gọi kết thúc. Quá trình theo dõi sau đó mới là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng.

✅ Gửi bản tóm tắt: Gửi một bản tóm tắt về các điểm chính đã thảo luận trong cuộc gọi qua email, zalo, nhắn tin qua mạng xã hội nào mà tương tác với khách hàng.

📌 Ví dụ: “Gửi một email với các thông tin về sản phẩm, các câu hỏi thường gặp và các bước tiếp theo.”

✅ Theo dõi và hỗ trợ: Theo dõi và hỗ trợ khách hàng, giải đáp những thắc mắc của khách hàng.

📌 Ví dụ: “Gửi một tin nhắn để hỏi họ có hài lòng không và có cần hỗ trợ gì không.”

6. Xây dựng một quy trình “Tương tác”

Một quy trình tương tác rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý cuộc gọi một cách hiệu quả hơn.

• • Bước 1: Chào hỏi và tạo sự thoải mái: Bắt đầu với một lời chào hỏi thân thiện để tạo sự thoải mái cho khách hàng.

  • Bước 2: Tìm hiểu nhu cầu: Đặt các câu hỏi mở để tìm hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

  • Bước 3: Trình bày giải pháp: Trình bày giải pháp một cách rõ ràng và hấp dẫn.

  • Bước 4: Xử lý các câu hỏi và từ chối: Chuẩn bị để xử lý các câu hỏi và từ chối của khách hàng.

  • Bước 5: Kết thúc cuộc gọi và theo dõi: Kết thúc cuộc gọi một cách chuyên nghiệp và theo dõi sau đó.

Nâng tầm giao tiếp thời đại công nghệ số

Sử dụng công cụ gọi video là một kỹ năng quan trọng trong ngành bảo hiểm hiện đại. Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng, tương tác hiệu quả, xử lý các tình huống khó khăn và theo dõi sau cuộc gọi, bạn sẽ không chỉ làm việc hiệu quả mà còn tạo ra một ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng, xây dựng lòng tin và cuối cùng là chốt hợp đồng thành công.