Trong bảo hiểm, ký hợp đồng không phải là đích đến – mà chỉ là điểm bắt đầu cho một mối quan hệ lâu dài. Nhiều tư vấn viên dành rất nhiều thời gian để “chốt sale”, nhưng lại lơ là chăm sóc sau bán, khiến khách hàng dễ quên đi lý do họ từng tin tưởng.

Vậy, làm sao để chăm sóc khách hàng sau khi hợp đồng đã ký mà vừa hiệu quả, vừa không bị xem là làm phiền?

Hãy bắt đầu với sự chân thành, có trách nhiệm và một chiến lược đơn giản nhưng tinh tế.

1. Gửi lời cảm ơn và tài liệu sau khi ký kết

Ngay sau khi hợp đồng được ký, hãy gửi lời cảm ơn chân thành, đó có thể là qua tin nhắn, cuộc gọi, hoặc thậm chí là một tấm thiệp nhỏ. Kèm theo đó, hãy gửi:

✅️ Bản tóm tắt các quyền lợi bảo hiểm.

✅️ Lịch đóng phí định kỳ.

✅️ Hướng dẫn xử lý các tình huống như: thay đổi thông tin, yêu cầu bồi thường, tra cứu hợp đồng…

Việc này giúp khách cảm thấy bạn chuyên nghiệp, có trách nhiệm, và họ nắm rõ quyền lợi mà mình vừa cam kết.

2. Chủ động – nhưng không ồn ào

Ngay sau khi hợp đồng được phát hành, đừng để khách phải hỏi bạn trước. Hãy là người chủ động nhắn tin hoặc gọi điện với nội dung nhẹ nhàng như: “Chị ơi, hôm nay em vừa nhận được hợp đồng giấy. Đầu tuần em xin phép ghé gửi tận tay và giải thích lại các phần chính để chị yên tâm hơn nhé.”

Điều này giúp khách:

• • Cảm thấy được quan tâm, không bị “bỏ rơi”

  • Nhớ lại rằng bạn không chỉ “bán xong là biến mất”

  • Hiểu rõ hơn hợp đồng – từ đó giảm nguy cơ huỷ vì không hiểu quyền lợi

3. Nhắc phí định kỳ – đúng lúc, đúng cách

Không phải ai cũng nhớ chính xác lịch đóng phí. Một tin nhắn nhắc nhở trước 5–7 ngày sẽ giúp khách chủ động hơn. Tuy nhiên, cách nhắn cũng rất quan trọng: “Chị ơi, sắp đến hạn đóng phí rồi chị nhé. Em nhắc để mình không bị gián đoạn quyền lợi. Nếu chị cần hỗ trợ gì thì báo em ạ.”

Đừng nhắc phí như một cái máy. Hãy nhắn bằng giọng nói của một người đang quan tâm thật sự, không phải chỉ lo thu tiền.

5. Hệ thống hoá việc chăm sóc định kỳ

Bạn không thể nhớ hết mọi thông tin của hàng chục, hàng trăm khách hàng. Hãy có hệ thống quản lý:

• • Tên, ngày sinh, thông tin hợp đồng.

  • Ghi chú cuộc gọi, những điều khách từng chia sẻ.

  • Nhắc lịch chăm sóc định kỳ.

Chăm sóc khách hàng không thể dựa vào trí nhớ – mà phải dựa vào sự chủ động và hệ thống. Vì thế, hãy:

✅️ Lập file Excel hoặc dùng CRM để theo dõi các mốc quan trọng (ngày đóng phí, sinh nhật, tái tục…)

✅️ Tạo lịch nhắc định kỳ chăm sóc (3 tháng/lần, 6 tháng/lần…)

✅️ Gửi tin nhắn kỷ niệm ngày ký hợp đồng – một chi tiết nhỏ nhưng khiến khách bất ngờ.

📌 Ví dụ: “Hôm nay tròn 1 năm chị ký hợp đồng bảo vệ tương lai cho bé Bảo. Em chúc gia đình mình luôn an lành và hạnh phúc! Em sẽ gửi cập nhật hợp đồng trong tuần này nhé.”

6. Gửi giá trị – thay vì chỉ gửi lời chúc

Nhiều tư vấn viên chăm chỉ gửi thiệp, hoa, lời chúc… nhưng đôi khi khách cảm thấy “cảm ơn cho có”. Thay vào đó, hãy gửi giá trị thực tế:

✅️ Tài liệu hướng dẫn đọc minh hoạ

✅️ Gợi ý cách tối ưu phí trong những năm tới

✅️ Cập nhật chương trình chăm sóc sức khoẻ định kỳ của công ty

✅️ Hoặc đơn giản là bài viết bạn tự viết: “5 điều cha mẹ nên làm để chuẩn bị tài chính cho con vào lớp 1”

Đây là cách bạn tạo ra giá trị vượt ngoài hợp đồng.

7. Hỗ trợ khách các thủ tục đơn giản

Nhiều khách không biết:

✅️ Cách tra cứu hợp đồng online

✅️ Cách đổi địa chỉ, email, tài khoản ngân hàng

✅️ Cách yêu cầu tạm ứng, rút giá trị hoàn lại

Nếu bạn chủ động làm giúp, hoặc quay video hướng dẫn đơn giản, khách sẽ thấy bạn thật sự “đồng hành” chứ không phải “đã xong nhiệm vụ”.

8. Hướng dẫn cách yêu cầu quyền lợi bảo hiểm

Khi khách gặp sự cố y tế, nhiều người không biết cách làm thủ tục bồi thường. Đây là lúc người tư vấn thể hiện vai trò thật sự.

Bạn có thể:

✅️ Gửi danh sách giấy tờ cần chuẩn bị.

✅️ Hướng dẫn điền biểu mẫu.

✅️ Liên hệ bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty bảo hiểm để hỗ trợ.

Việc này không chỉ giúp khách nhận quyền lợi nhanh chóng, mà còn là minh chứng sống cho giá trị hợp đồng mà bạn từng cam kết.

9. Có mặt khi khách cần – cả khi họ không nói ra

Đừng chỉ chăm sóc khách khi bạn muốn giới thiệu thêm sản phẩm. Hãy hỏi thăm khi họ gặp khó khăn, bệnh tật, hoặc thay đổi trong cuộc sống. Đôi khi, một lời hỏi thăm đơn giản cũng có thể trở thành kết nối quý giá nhất.

Khi khách nằm viện, gặp biến cố, hoặc mất người thân – sự xuất hiện của bạn có thể khiến họ cảm động hơn cả quyền lợi nhận được. Thậm chí, một lời chúc mừng sinh nhật, Tết Nguyên Đán, 20/10, 8/3… có thể là chiếc cầu nối giữ mối quan hệ lâu dài. Bạn không cần quà tặng to lớn, chỉ cần một tấm thiệp điện tử, một tin nhắn có tâm – cũng đủ để khách cảm nhận được sự quan tâm chân thành.

Hãy xuất hiện:

✅️ Nhắn tin hỏi thăm

✅️ Gửi hoa chia buồn hoặc lời an ủi chân thành

✅️ Hỗ trợ thủ tục bồi thường nhanh – chính xác – nhẹ nhàng

Chính những lúc như vậy, khách mới cảm nhận giá trị thật sự của người tư vấn viên nhân văn.

10. Mời tham gia hội thảo hoặc chia sẻ kiến thức hữu ích

Nếu bạn tổ chức buổi chia sẻ về tài chính, bảo hiểm, quản lý tiền cho con cái, hay những buổi gặp mặt khách hàng thân thiết – đừng quên mời họ.

Khách hàng sẽ thấy rằng họ không đơn độc, và bạn là người đang nỗ lực nâng cao giá trị hợp đồng mà họ đang sở hữu.

11. Chăm sóc khách – cũng là gieo mầm cho hợp đồng kế tiếp

Bạn không cần cố gắng bán thêm – khách sẽ là người tự quay lại hoặc giới thiệu người thân, nếu họ cảm thấy được bạn quan tâm tử tế, đúng mực.

Chăm sóc sau bán hiệu quả giúp bạn:

✅️ Giữ khách lâu dài

✅️ Tăng tỉ lệ tái tục

✅️ Có thêm hợp đồng mới mà không cần “rượt đuổi”

✅️ Tạo hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín

Chăm sóc không phải vì hợp đồng mới, mà vì chữ “nghề” uy tín

Người làm bảo hiểm chuyên nghiệp hiểu rằng: chăm sóc khách sau bán là trách nhiệm, là danh dự, và là cách mình xây dựng một sự nghiệp bền vững.

Có khách hàng sẽ quay lại vì thấy bạn đủ tận tâm. Có người sẽ giới thiệu người thân vì họ tin bạn. Và có người, dù không mua thêm gì, vẫn giữ bạn trong lòng như một người đã giúp họ yên tâm giữa cuộc đời nhiều biến cố.

Bảo hiểm là hợp đồng về sự hiểu biết, trách nhiệm và lòng tin. Và sự chăm sóc sau khi bán – là thứ giữ cho lòng tin ấy còn mãi.