Hành trình của một nhân sự mới không chỉ bắt đầu từ ngày đầu tiên đi làm. Nó bắt đầu từ khoảnh khắc họ nhận lời mời và kéo dài trong suốt những tuần, những tháng đầu tiên. Quá trình này, còn được gọi là onboarding, đóng vai trò vô cùng quan trọng. Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân viên mới làm quen với công việc, mà còn giúp họ hiểu về văn hóa doanh nghiệp, cảm thấy được chào đón và sẵn sàng cống hiến. Ngược lại, một quy trình thiếu sót có thể khiến nhân sự mới hoang mang, mất động lực và thậm chí là rời đi sớm.

Bài blog này sẽ phân tích những bí quyết then chốt để giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng, từ việc chuẩn bị trước ngày đầu tiên đến việc tạo ra một môi trường hỗ trợ, giúp bạn không chỉ giữ chân nhân tài mà còn xây dựng một đội ngũ vững mạnh.

1. Giai đoạn chuẩn bị trước ngày đầu tiên: “Chào đón” từ xa

Quá trình onboarding nên bắt đầu trước cả ngày nhân sự mới chính thức làm việc.

Hoàn tất thủ tục hành chính: Gửi trước các tài liệu cần thiết để nhân sự mới có thể hoàn thành các thủ tục hành chính tại nhà. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và cảm thấy được chuẩn bị tốt hơn.

Ví dụ: “Gửi một email với các mẫu đơn, các tài liệu cần thiết và hướng dẫn chi tiết. Điều này sẽ giúp họ có thể hoàn thành các thủ tục tại nhà và sẵn sàng cho ngày đầu tiên.”

Giới thiệu về văn hóa và đội nhóm: Gửi một email hoặc một video giới thiệu về văn hóa, các thành viên trong đội nhóm và các hoạt động của công ty. Điều này giúp họ cảm thấy được chào đón và có một cái nhìn tổng quan về công ty.

Ví dụ: “Gửi một video giới thiệu về các thành viên trong đội nhóm, các hoạt động ngoại khóa và các giá trị cốt lõi của công ty. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được chào đón và có một cái nhìn tổng quan về công ty.”

2. Giai đoạn ngày đầu tiên: “Ấn tượng” khó quên

Ngày đầu tiên là một ngày quan trọng. Một ấn tượng tốt sẽ tạo ra một sự khởi đầu thuận lợi.

Chào đón nồng nhiệt: Chuẩn bị một không gian làm việc sạch sẽ, một chiếc máy tính được cài đặt sẵn các phần mềm cần thiết và một món quà nhỏ.

Ví dụ: “Chuẩn bị một chiếc bánh kem nhỏ hoặc một bó hoa để chào đón nhân sự mới. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được chào đón và trân trọng.”

Giới thiệu với đội nhóm: Giới thiệu nhân sự mới với các thành viên trong đội nhóm, người quản lý và các bộ phận khác. Điều này giúp họ làm quen với mọi người và hiểu rõ hơn về vai trò của họ.

Ví dụ: “Tổ chức một buổi họp ngắn để giới thiệu nhân sự mới với các thành viên trong đội nhóm. Điều này sẽ giúp họ làm quen với mọi người và hiểu rõ hơn về vai trò của họ.”

Phổ biến về công ty và công việc: Phổ biến về các quy định của công ty, các sản phẩm và các mục tiêu của đội nhóm.

Ví dụ: “Phổ biến về các quy định của công ty, các sản phẩm và các mục tiêu của đội nhóm. Điều này sẽ giúp họ hiểu rõ hơn về công ty và có một cái nhìn tổng quan về công việc.”

3. Giai đoạn hỗ trợ tuần đầu tiên và những tháng tiếp theo: “Người bạn đồng hành”

Quá trình onboarding không chỉ kết thúc sau ngày đầu tiên. Nó kéo dài trong suốt những tuần và những tháng đầu tiên.

Phân công “Buddy” (Người đồng hành): Phân công một “buddy” để giúp nhân sự mới làm quen với công việc, trả lời các câu hỏi và hỗ trợ họ trong những ngày đầu tiên.

Ví dụ: “Phân công một nhân viên có kinh nghiệm để làm “buddy” cho nhân sự mới. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được hỗ trợ và có một người bạn để trò chuyện.”

Lên kế hoạch đào tạo: Lên một kế hoạch đào tạo rõ ràng cho nhân sự mới. Kế hoạch này nên bao gồm các khóa học về sản phẩm, kỹ năng mềm và các quy định của công ty.

Ví dụ: “Tổ chức các buổi đào tạo về sản phẩm, các buổi huấn luyện về kỹ năng mềm và các buổi hội thảo về văn hóa công ty. Điều này sẽ giúp họ phát triển một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.”

Gặp mặt định kỳ: Gặp mặt định kỳ để hỏi về những gì họ đang làm, những gì họ đang gặp khó khăn và những gì họ cần hỗ trợ.

Ví dụ: “Gặp mặt mỗi tuần để hỏi về những gì họ đang làm và những gì họ đang gặp khó khăn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu hơn về họ và đưa ra sự hỗ trợ kịp thời.”

4. Vấn đề về “Văn hóa im lặng”

Văn hóa im lặng là một vấn đề phổ biến ở các công ty, đặc biệt là các công ty lớn. Nhân sự mới có thể cảm thấy khó khăn khi đặt câu hỏi hoặc bày tỏ ý kiến của họ.

Tạo ra một môi trường làm việc cởi mở và thân thiện, nơi mọi người có thể tự do bày tỏ ý kiến của họ.

Ví dụ: “Tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên, nơi mọi người có thể chia sẻ kinh nghiệm, ý kiến và các vấn đề mà họ đang gặp phải. Điều này sẽ giúp nhân sự mới cảm thấy thoải mái hơn khi đặt câu hỏi và bày tỏ ý kiến của họ.”

Tạo ra một kênh giao tiếp riêng: Tạo ra một kênh giao tiếp riêng cho nhân sự mới, ví dụ như một nhóm chat hoặc một forum trực tuyến. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy thoải mái hơn khi đặt câu hỏi và bày tỏ ý kiến của họ.

Ấn tượng đầu là ấn tượng khó phai

Một quy trình onboarding hiệu quả không chỉ giúp nhân sự mới hòa nhập nhanh chóng, mà còn giúp họ cảm thấy được chào đón và sẵn sàng cống hiến. Bằng cách chào đón từ xa, tạo ra một ấn tượng tốt trong ngày đầu tiên và hỗ trợ họ trong những tháng tiếp theo, bạn sẽ không chỉ giữ chân nhân tài mà còn xây dựng một đội ngũ vững mạnh, có cùng chung một mục tiêu và một tầm nhìn.